Sentenza storica del Tribunale UE: obbligo di conservazione per SMS e WhatsApp nelle pubbliche amministrazioni

La sentenza emessa dal Tribunale dell'Unione Europea il 14 maggio 2025 rappresenta un momento cruciale per la trasparenza amministrativa nell'UE, introducendo l'obbligo per le pubbliche amministrazioni di conservare anche i messaggi scambiati tramite SMS e WhatsApp quando riguardano attività istituzionali. Questa decisione amplia la nozione tradizionale di documento ufficiale, riflettendo l'importanza crescente delle comunicazioni digitali nel lavoro istituzionale moderno. La sentenza nasce da una controversia iniziata nel 2022, quando una giornalista richiese l'accesso a messaggi digitali che la Commissione europea inizialmente dichiarò di non dover conservare, aprendo così un dibattito sul valore giuridico di tali comunicazioni. Nel contesto attuale, strumenti come WhatsApp e SMS sono utilizzati per scambi veloci e decisioni urgenti; il Tribunale ha stabilito che il contenuto e la finalità attribuiscono valore ufficiale a questi messaggi, indipendentemente dal mezzo utilizzato, imponendo norme di trasparenza e conservazione anche ai messaggi informali.

La normativa europea, in particolare il Regolamento 1049/2001, regolamenta il diritto di accesso ai documenti istituzionali, ma la recente sentenza estende tale diritto anche alle comunicazioni digitali informali. Questo segna un cambiamento significativo, poiché la differenza tra documenti formali e informali perde rilevanza se la comunicazione ha rilevanza istituzionale. La decisione ha motivazioni chiare: prevalgono la finalità e il contenuto del messaggio, e si vuole evitare qualsiasi forma di elusione delle regole sulla trasparenza. L'impatto pratico su tutte le amministrazioni europee è notevole, richiedendo aggiornamenti normativi, formazione del personale e l'adozione di strumenti tecnologici adeguati per conservare e monitorare tali comunicazioni, in collaborazione con le autorità per la privacy.

Non mancano però criticità e sfide: la gestione tecnica della conservazione, la tutela della privacy dovuta alla possibile sovrapposizione tra messaggi personali e istituzionali, e le risorse finanziarie limitate. La sentenza ha suscitato reazioni positive nel mondo della trasparenza ma anche preoccupazioni in ambito politico e giuridico, spingendo per una revisione organica delle regole europee in materia. Guardando avanti, si prevedono sviluppi normativi e tecnologici volti a migliorare la conservazione automatica e la gestione delle comunicazioni digitali, ponendo l’UE all’avanguardia nella trasparenza amministrativa digitale. In definitiva, si tratta di una svolta che rafforza la fiducia dei cittadini nelle istituzioni e sancisce l'importanza delle comunicazioni digitali come parte integrante della documentazione ufficiale delle pubbliche amministrazioni.